Manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales

DISPOSICIONES GENERALES

APLICACIÓN: Se dará aplicación a las disposiciones contenidas en este manual a todo tratamiento que se realice a datos personales que se encuentren en las bases de datos de INTERNACIONAL DE VEHICULOS LTDA.

OBJETO: Proteger y garantizar los derechos de los titulares que han suministrado sus datos personales a la Compañía, para realizar sus operaciones comerciales, en forma rápida, segura y confiable.

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES: INTERNACIONAL DE VEHICULOS LTDA., necesariamente requiere de la información personal que es suministrada por el titular para realizar las operaciones comerciales y laborales, en forma segura y confiable, asimismo para facilitar a los Clientes el acceso a los servicios, promociones, ofertas y campañas que les podrían interesar.

ARTUCULO 1: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Para el tratamiento de los datos personales que son suministrados por los titulares de los mismos Internacional de Vehículos Ltda., ha establecido el siguiente procedimiento:

1.1. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es un documento que se encuentra publicado en la Pagina Web de la Compañía, exhibido en las sedes de Internacional de Vehículos Ltda., y publicado en la prensa que cumple con el objetivo de poner a disposición del Titular el tratamiento que se ha dado a sus datos personales y se informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información aquí plasmadas, igualmente se informa el derecho al acceso que tienen los titulares de conocer las mismas y ejercer sus derechos.

1.2. ETAPA DE RECOLECCION: El titular de los datos personales en el momento de suministrarlos recibirá un formato de autorización, la cual hace parte integral del presente documento y que contiene todos los requisitos exigidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, dicha autorización debe ser leída y comprendida por el titular y de ser aceptada procederá a autorizar el tratamiento de sus datos personales de no firmarla o aceptarla el titular se entenderá que no ha autorizado el tratamiento de los datos por lo cual no serán susceptibles de tratamiento. Se entenderá que el titular de los datos también ha autorizado el tratamiento de los mismos cuando realice alguna conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que otorgo la autorización, sin que el silencio del titular pueda considerarse como una de estas conductas.

1.3. ETAPA DE ALMACENAMIENTO: La información recolectada se almacena en las diferentes bases de datos que tiene Internacional de Vehículos Ltda., según la clase de información obtenida, este proceso se realiza con la adecuada diligencia y seguridad, garantizando de esta forma el cumplimiento de las políticas de seguridad y protección de datos aquí establecidas.

1.4. ETAPA DE USO O TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: La información almacenada se utiliza de acuerdo a la finalidad establecida, en general se utiliza para contactar al cliente ya sea por vía telefónica por medios masivos como Mailing y mensajería de texto por celular o correo directo, para realizar las operaciones comerciales, en forma segura y confiable, asimismo para facilitar a los Clientes el acceso a los servicios, promociones, ofertas y campañas que les podrían interesar.

1.5. ETAPA DE ELIMINACION DE LA INFORMACION: El cliente podrá solicitar la eliminación de la información de acuerdo a los procedimientos establecidos en los Artículos 4 y 5 del presente manual.

ARTICULO 2: SEGURIDAD EN LA INFORMACION: Internacional de Vehículos Ltda., posee medidas de seguridad en el tratamiento de la información para garantizar a los titulares que los datos no son objeto de pérdida, sustracción fraudulenta o acceso no autorizado, no obstante la compañía trabaja cada día para mejorar estos procesos y así tener estándares altos en la seguridad de la información que se posee.

ARTÍCULO 3: DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS: Internacional de Vehículos Ltda., garantizara que en el Tratamiento de datos personales se respeten los derechos de los titulares de los datos personales consagrados en la Ley 1581 de 2012 y la protección de los mismos:

1) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que reposen en Internacional de Vehículos Ltda.

2) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales a Internacional de Vehículos Ltda.

3) Ser informado del Tratamiento del uso que se le ha dado a los datos personales, para lo cual deberá el titular presentar solicitud previa de manera escrita o verbal.

4) No autorizar el tratamiento cuando se trate de datos personales sensibles que afecten el derecho constitucional a la intimidad.

5) Para realizar tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá contarse con autorización expresa del responsable o tutor del niño, niña y adolescente, en todo caso el tratamiento de dichos datos en ningún caso podrá ir en contravía del interés superior y los derechos fundamentales que les asisten a los niños, niñas y adolescentes.

6) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por presuntas violaciones a lo contemplado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.

7) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos que fueron suministrados, cuando en el Tratamiento no se respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales que le asisten.

8) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 4: EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES: INTERNACIONAL DE VEHÍCULOS LTDA., designara al Departamento de Servicio al Cliente para que asuma la función de protección de datos personales, quienes serán los encargados de tramitar toda petición, consulta, queja o reclamo referente a conocer, actualizar y rectificar los datos que se tengan en las bases de datos o archivos de la compañía. El titular podrá enviar su solicitud al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o comunicándose al teléfono: 5700612 Ext. 1162.

ARTÍCULO 5: PROCEDIMIENTOS PARA CONOCER, ACTUALIZAR RECTIFICAR Y SUPRIMIR LOS DATOS: para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares podrán presentar peticiones, consultas, quejas o reclamos las siguientes personas:

a) El titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente al momento de ejercer el derecho.

b) Los Causahabitantes, quienes deberán acreditar su condición.

c) El titular por intermedio de representante y/o apoderado, quien debe acreditar dicha condición con el poder correspondiente.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

5.1. CONOCER LOS DATOS: Todo titular que quiera conocer los datos personales que de él reposan en nuestra compañía podrá realizar la solicitud al Departamento de Servicio al cliente contactándose al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o comunicándose al teléfono: 5700612 Ext. 1162. No obstante lo anterior Internacional de vehículos Ltda., desarrollara medios electrónicos u otros que sean pertinentes para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares. Las solicitudes de acceso de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender dicha solicitud en el término antes mencionado, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se dará respuesta a la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Internacional de Vehículos Ltda., suministrara al interesado toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

5.2. ACTUALIZAR, CORREGIR O SUPRIMIR DATOS: El titular que desee la actualización, corrección o supresión de la información que reposa en nuestras bases de datos o que considere que hay incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 o en el Decreto 1377 de 2013, podrá presentar un reclamación directa a los datos de contacto mencionados en el numeral anterior, reclamación que será tramitada bajo las siguientes reglas establecidas en el Articulo 15 de la Ley 1581 de 2012:

1. El reclamo deberá dirigirse a Internacional de Vehículos Ltda., informando la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Internacional de Vehículos Ltda., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas o allegue los datos que hagan falta. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El titular o quien presento el reclamo para poder presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio como requisito de procedibilidad tendrá previamente que agotar el trámite de consulta o reclamo directamente ante Internacional de Vehículos Ltda.

ARTÍCULO 6: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: El responsable del tratamiento de los datos personales que reposan en la base de datos o archivos es la sociedad INTERNACIONAL DE VEHICULOS LTDA., Identificada con Nit. 860.040872-7, ubicada en la Carrera 7 No. 34 – 17/25 en la ciudad de Bogotá, Teléfonos: 2852300, Fax: 2855015, pagina web: www.internacionaldevehiculos.com.co, quien cumplirá a cabalidad con los deberes estatuidos en el Art 17 de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 7: VIGENCIA: El presente manual de políticas de tratamiento de datos personales rige a partir del día 31 de Julio de 2013.

Las estipulaciones consagradas en el presente documento se ajustan a las disposiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.